Í umhverfisvottuðum byggingarverkefnum kemur ein spurning upp aftur og aftur: Er þetta samþykkt eða vottað? Hún getur átt fjöldann allan af byggingarvörum og efnum m.a. um lím, einangrun, klæðningar, gólfefni, málningu eða jafnvel heimilistæki. Spurningin snýst um það hvort varan uppfylli kröfur vottunarkerfa eins og BREEAM og Svansvottunar, og hvort hægt sé að sýna fram á það með viðeigandi gögnum. Það sem skiptir máli Þegar yfirsýn vantar getur svona fyrirspurn orðið bæði tímafrek og kostnaðarsöm. Upplýsingar eru oft til staðar, en þær eru ekki endilega aðgengilegar þegar á reynir. Gögn geta legið í ólíkum skjölum, hjá framleiðanda, í eldri verkefnum eða dreifð á milli aðila. Í umhverfisvottuðum verkefnum skiptir máli að vita hvernig vörur tengjast viðmiðum vottunarkerfa og hvaða gögn þarf að leggja fram í hverju tilviki til að uppfylla kröfur. Það getur verið mismunandi eftir kerfum, útgáfum þeirra og eðli verkefna. Þegar slíkt er ekki skilgreint fyrirfram þarf gjarnan að fara yfir sömu vörur og sömu skjöl ítrekað. Kröfurnar eru heldur ekki þær sömu milli kerfa. Í BREEAM er til dæmis hægt að fá stig fyrir byggingarefni með lága losun rokgjarnra lífrænna efna (VOC) en þá þarf að leggja fram viðurkenndar prófanir eða sambærileg gögn til að sýna fram á lága losun[AÍ1.1]. Svansvottun setur aftur á móti víðtækari kröfur um efnainnihald og bann við tilteknum hættulegum efnum í byggingavörum. Í Svansvottuðum verkefnum þurfa margar vörur jafnframt að vera skráðar í vörugátt Svansins sem heitir Supply Chain Declaration Portal (SCDP). Sama vara getur því krafist mismunandi gagna eftir því hvaða vottunarkerfi er unnið eftir. Í mörgum fyrirtækjum falla þessar fyrirspurnir utan hefðbundinna hlutverka. Þær lenda gjarnan hjá sölumönnum, vörustjórum eða tæknifólki sem sinna þeim samhliða öðrum verkefnum. Afleiðingin getur verið sú að sama vinna endurtekur sig, svör verða ekki alltaf samræmd og mikil orka fer í að finna upplýsingar sem ættu að vera tiltækar. Yfirsýn Þess vegna verður sífellt mikilvægara að fyrirtæki kortleggi vörur sínar með tilliti til vottunarkerfa og haldi utan um þau gögn sem tengjast hverri vöru. Þegar slík yfirsýn er til staðar verður auðveldara að svara fyrirspurnum, miðla upplýsingum á samræmdan hátt,draga úr óþarfa endurtekningu í vinnu. Umhverfisvottanir eru í dag orðnar fastur hluti af byggingamarkaðinum. Fyrirtæki sem halda utan um upplýsingar á markvissan hátt eiga auðveldara með að mæta kröfum þeirra. Í sumum tilvikum getur verið gagnlegt að fá stuðning við að greina samræmi vara við kröfur vottunarkerfa og setja þær fram á skýran og sannreynanlegan hátt. Slík vinna styrkir samkeppnisstöðu, dregur úr óvissu í söluferlinu og eykur trúverðugleika gagnvart verkkaupum og ráðgjöfum. Höfundur er fagleiðtogi umhverfisvottana hjá VERKVIST og doktorsnemi í umhverfisfræði.